Finova Solutions

HRM-KAYA – Structuration numérique complète pour une travailleuse autonome en médiation, équité et inclusion

Transformation numérique d’une consultante spécialisée en équité, diversité et inclusion (EDI), avec des solutions accessibles, sécurisées et presque sans coûts récurrents.

Le défi

En tant que travailleuse autonome, la cliente gérait l’ensemble de ses activités avec des outils déconnectés, peu sécurisés, et sans automatisation :

  • Trois fichiers Excel manuels pour la comptabilité et un modèle Word pour sa facturation.

  • Documents d’entreprise uniquement stockés sur son ordinateur portable.

  • Aucun système de sauvegarde.

  • Pas d’adresse courriel professionnelle, ni de site web.

  • Aucun CRM ni outil de gestion de clients.

  • Aucune conformité à la Loi 25.

  • Des processus 100 % manuels et une charge mentale importante.

Le tout devait être repensé sans exploser le budget.

L’intervention Finova

✔ Création d’un environnement Microsoft 365 professionnel, incluant une adresse courriel sur son nom de domaine.
✔ Mise en place d’une structure SharePoint sécurisée pour centraliser tous ses fichiers de travail.
✔ Accompagnement à la conformité Loi 25 (gestion des accès, politique de confidentialité, sécurité des données).
✔ Création d’un modèle d’offre de service automatisé et personnalisable.
✔ Développement d’un CRM sur mesure via Microsoft Lists, Forms et Planner : gestion de clients, suivi de prospects, et automatisation de l’onboarding.
✔ Conception d’un outil Excel de comptabilité optimisé pour travailleurs autonomes, incluant la génération automatique de factures.
✔ Intégration d’un tableau de bord Power BI, connecté à son CRM maison et à ses finances.
✔ Création d’un site web vitrine, sobre et efficace.
✔ Déploiement d’un outil de suivi du temps, pour la facturation et la gestion des banques d’heures.
✔ Mise en place d’un système de sauvegarde Microsoft 365 complet.
✔ Coaching personnalisé pour une prise en main autonome de tout l’écosystème Microsoft.

Résultats

  • Environnement numérique 100 % structuré et sécurisé.

  • Un gain de temps important et une tranquillité d’esprit face aux tâches administratives.

  • Gestion client, finances et offres centralisées, automatisées et accessibles en ligne.

  • Autonomie renforcée grâce à un accompagnement.

  • Conformité à la Loi 25 assurée, sans alourdir le quotidien.

  • Meilleure image professionnelle et gain de crédibilité.

Outils utilisés

Microsoft 365 • SharePoint • Microsoft Lists • Planner • Forms • Excel • Power BI • OneDrive • Microsoft Teams • Datto