MNF-ALTA – Automatisation comptable et intelligence d’affaires pour un leader manufacturier
Accompagnement d’une entreprise manufacturière spécialisée en protection oculaire dans l’automatisation de ses processus comptables complexes et la refonte complète de son système d’analyse des ventes.
Le défi
Avant notre intervention, plusieurs processus clés dépendaient encore de manipulations manuelles, parfois lourdes ou sujettes à l’erreur :
Les rapports de ventes étaient produits sous Excel, en compilant manuellement des données mensuelles — une tâche qui mobilisait une journée entière pour des résultats incomplets.
Certaines analyses financières nécessitaient de multiples extractions et retraitements de données dans Excel, sans vision en temps réel.
En comptabilité, certains clients exigeaient des soumissions de factures sur des plateformes externes (Coupa, Ariba…), au lieu d’un simple courriel. Cela obligeait le commis à :
Générer une liste manuelle des nouvelles factures.
Exporter chaque PDF.
Les consigner dans un fichier Excel.
Et enfin les soumettre une à une.
D’autres clients demandaient des objets de courriels très spécifiques pour l’envoi des factures, ce qui était également fait manuellement, malgré un volume élevé.
Enfin, le suivi des comptes à recevoir était effectué à partir de fichiers PDF, sans outil de suivi structuré ni historique de communication. Cela entraînait des oublis, une mauvaise priorisation et un faible taux de recouvrement.
L’intervention Finova
✔ Mise en place d’une infrastructure Power BI connectée à Microsoft Business Central, permettant une analyse des ventes en temps réel, sans intervention manuelle
✔ Création de rapports personnalisés pour chaque représentant, avec un accès rapide à leurs indicateurs de performance
✔ Déploiement de rapports de ventes stratégiques pour la direction, alimentés automatiquement
✔ Pour la gestion des exceptions de facturation, conception d’un système automatisé via Power Automate :
Les factures sont envoyées à une boîte partagée
L’automatisation extrait la pièce jointe
Archive une copie dans SharePoint
Et crée automatiquement une ligne dans une Microsoft List avec le PDF attaché
Résultat : le commis n’a plus qu’à soumettre les factures et mettre à jour l’état d’avancement. Aucun oubli n’est possible.
✔ Pour les clients exigeant un objet de courriel personnalisé, mise en place de flux Power Automate sur mesure :
Récupération automatique des factures dans la boîte partagée
Extraction des données nécessaires (PO, nom du fournisseur, numéro de facture) depuis Business Central
Génération d’un courriel avec objet formaté dynamiquement selon les exigences du client
Envoi automatique de la facture
Résultat : plus aucune facture rejetée pour non-conformité.
✔ Conception d’un outil de collection dans Excel, connecté à Business Central, permettant de :
Visualiser un âge des comptes à recevoir global à jour en temps réel
Obtenir en un clic un âge des comptes centré sur un client, avec la liste complète des factures en souffrance
Ajouter un rappel de suivi dans Microsoft To Do pour les relances
Inscrire des notes directement dans le dossier client, permettant un suivi clair de l’historique des communications
Cet outil a remplacé les suivis PDF manuels, trop rigides et rapidement obsolètes. Il a structuré la méthode de collection et permis de recouvrer plusieurs centaines de milliers de dollars de factures en retard.
Résultats
Gain de plusieurs heures par semaine sur la production des rapports de ventes.
Données à jour, claires et accessibles pour chaque représentant.
Élimination des erreurs de transmission des factures.
Factures conformes aux exigences spécifiques de chaque client.
Suivi structuré des comptes à recevoir avec historique centralisé.
Meilleure efficacité de recouvrement et réduction significative des montants en souffrance.
Réduction importante des tâches manuelles à faible valeur ajoutée.
Outils utilisés
Power BI • Microsoft Business Central • Power Automate • Microsoft Lists • SharePoint • Excel • Microsoft To Do
