Article propulsé par Finova Solutions, écrit par Tony Dubus
SharePoint : optimisez la gestion de vos documents d’entreprise et la collaboration
Microsoft SharePoint est une plateforme de gestion de contenu d’entreprise qui facilite la collaboration entre les membres d’une organisation. Il offre un espace centralisé pour le stockage, l’organisation, le partage et l’accès aux documents et informations de l’entreprise. Dans cet article, nous explorerons cinq conseils pour optimiser la gestion de vos documents d’entreprise et améliorer la collaboration avec SharePoint.
1 – Organisez vos documents avec une structure claire et logique :
Une structure claire et logique facilite la recherche et la navigation dans vos documents. Voici quelques conseils pour organiser vos documents dans SharePoint :
- Créez des bibliothèques de documents pour regrouper les fichiers associés à un même sujet ou projet.
- Utilisez des dossiers pour classer les documents par catégorie ou par thème.
- Mettez en place une nomenclature uniforme pour les noms de fichiers et de dossiers pour faciliter la recherche et éviter les doublons.
2 – Utilisez les métadonnées pour améliorer la gestion des documents :
Les métadonnées sont des informations supplémentaires associées à un document, telles que l’auteur, la date de création ou des mots-clés. Elles peuvent vous aider à :
- Améliorer la recherche en filtrant les documents en fonction des métadonnées associées.
- Gérer les versions et l’historique des documents.
- Automatiser les processus de gestion des documents, tels que l’approbation ou l’archivage.
Pour ajouter des métadonnées à un document, allez dans les propriétés du document et renseignez les champs de métadonnées pertinents.
3 – Gérez les versions et l’historique des documents :
harePoint offre des fonctionnalités de gestion des versions pour suivre les modifications apportées aux documents et revenir à une version précédente si nécessaire. Voici comment activer et utiliser la gestion des versions :
- Activez la gestion des versions dans les paramètres de la bibliothèque de documents.
- Lorsque vous modifiez un document, SharePoint crée automatiquement une nouvelle version et conserve l’historique des modifications.
Pour consulter l’historique des versions d’un document, cliquez sur l’ellipse (…) à côté du document, puis sur « Historique des versions ».
4 – Collaborez en temps réel sur les documents :
SharePoint facilite la collaboration en temps réel sur les documents, ce qui permet aux membres de l’équipe de travailler ensemble et de manière synchronisée. Pour utiliser la coédition en temps réel :
- Ouvrez un document dans l’application Office en ligne (Word, Excel ou PowerPoint).
- Invitez d’autres utilisateurs à modifier le document en partageant un lien ou en les ajoutant comme collaborateurs.
- Les modifications apportées par chaque utilisateur sont automatiquement synchronisées et visibles par tous les collaborateurs en temps réel.
5 – Intégrez SharePoint avec d’autres applications Microsoft 365 :
SharePoint s’intègre facilement avec d’autres applications Microsoft 365 pour offrir une expérience de collaboration unifiée. Voici quelques exemples d’intégration :
- Utilisez Microsoft Teams pour créer un espace de travail collaboratif qui inclut une bibliothèque de documents SharePoint.
- Intégrez des tableaux de bord Power BI dans vos pages SharePoint pour visualiser et partager des analyses de données en temps réel.
- Connectez des formulaires Microsoft Forms à des listes SharePoint pour collecter et stocker des informations directement dans votre site SharePoint.
- Automatisez les processus de gestion des documents en utilisant Power Automate pour déclencher des actions en fonction des événements survenant dans SharePoint, tels que la création ou la modification d’un document.
Pour conclure :
SharePoint est un outil puissant pour optimiser la gestion de vos documents d’entreprise et améliorer la collaboration entre les membres de votre organisation.
En suivant ces conseils, vous pourrez tirer pleinement parti de SharePoint et créer un environnement de travail plus efficace et organisé. Prenez le temps d’explorer les nombreuses fonctionnalités de SharePoint et de les adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise pour en tirer le meilleur parti.
