Remplacement de Dynamics 365 chez un entrepreneur en acoustique

L'entreprise ne manquait pas d'outils. Elle manquait d'un outil qui suivait sa façon de travailler.

• L'implantation de Dynamics 365 avait été longue et contraignante, et l'entreprise avait dû plier ses processus aux standards imposés par la plateforme.
• Chaque personnalisation demandait un effort disproportionné, et la moindre modification devenait un chantier en soi.
• Les bons de commande se créaient par un formulaire Microsoft Forms, sans lien direct avec le projet ni avec la facturation.
• Le suivi du matériel exigeait une application mobile distincte, donc une licence de plus et un environnement de plus à administrer.
• Le coût de licence se payait par utilisateur et par mois, ce qui pénalisait chaque nouvel employé ajouté au système.
• Les comptes, les bons de travail, la facturation et l'inventaire vivaient dans le même écosystème sans que le flux de travail des chantiers y soit vraiment représenté.

Nous avons cartographié le cycle réel de l'entreprise, du compte client jusqu'à l'encaissement, puis développé une application unique qui le suit sans détour.

• Gestion des comptes et des contacts : clients, fournisseurs, sous-traitants, entrepreneurs généraux et partenaires, avec les taxes applicables par compte.
• Projets de construction suivis par étapes, avec planification et tâches, auxquels tous les documents se rattachent obligatoirement.
• Soumissions distinguées entre contrat et extra : le contrat se facture progressivement selon l'avancement, l'extra se facture au complet en une fois. Les travaux supplémentaires cessent de se noyer dans le contrat de base.
• Bons de commande créés directement du chantier, sur téléphone ou tablette : l'acheteur choisit le projet, le fournisseur et ses items, et l'envoi génère le PDF, réserve le numéro et expédie le courriel au fournisseur, à l'acheteur et à la comptabilité.
• Bons de travail alimentés par les lignes de bons de commande à facturer, verrouillées à la validation pour qu'aucun item ne se facture deux fois.
• Facturation avec ventilation des taxes et notes de crédit : une facture validée ne se modifie plus, la correction passe par une note de crédit. La comptabilité tient devant un vérificateur.
• Solde de contrat recalculé à partir des factures validées plutôt que conservé dans un champ, ce qui rend un solde faux impossible.
• Inventaire et équipements avec scan de code-barres sur le chantier : chaque sortie et chaque retour crée un mouvement horodaté, avec l'auteur et le projet concerné. L'entreprise sait quel équipement se trouve sur quel chantier, et depuis quand.
• Application mobile de chantier intégrée à la même solution, sans licence ni environnement supplémentaire à gérer.
• Six rôles avec des droits accordés module par module et action par action : l'acheteur chantier ouvre son formulaire, les données financières restent aux personnes autorisées.
• Numérotation des documents réservée de façon atomique, ce qui rend un doublon de numéro de facture impossible.
• Journal d'audit conservant l'auteur et les valeurs avant et après chaque opération critique, double authentification obligatoire et chiffrement des données sensibles.
• Connexion par les comptes Microsoft de l'entreprise, stockage des fichiers dans SharePoint et reprise des données de Dynamics 365 à la mise en service.